۹ راز مهم در مدیریت کافه

هیچکس از همکاری با یک مدیر بد و کم تجربه لذت نمی‌برد، از جمله باریستا‌ها و پرسنل آشپزخانه. بی‌شک، مدیران کافه باید در کنار محافظت از کسب و کار خود، تمام تلاش و منابع خود را صرف حفظ روحیه پرسنل نیز بکنند. چرا که هرچیزی غیر از این باعث کاهش محبوبیت آن مجموعه و صاحب مجموعه می‌شود که مسیری هموار به سمت شکست می‌باشد. در واقع مدیریت ضعیف، باعث نادیده گرفته شدن تمام نکات مثبت یک کافه و در نتیجه شکست می‌شود. کمبود توانایی‌های اجتماعی، تصمیمات ناگهانی و منفرد و رفتار غلط در تنبیه پرسنل باعث از بین رفتن محبوبیت مجموعه از طرف مشتریان و پرسنل می‌شود و در قدم بعدی باعث افزایش دیدگاه‌های منفی آنلاین درمورد کافه شما خواهد شد و در مرحله نهایی مشکلاتی مانند استعفا‌ی پرسنل، پیشنهاد نشدن مجموعه شما برای همکاری و حتی در بعضی موارد دزدیده شدن پرسنل شما توسط مجموعه‌ای دیگر به وجود می‌آید. به معانی دیگر، شما چاره‌ای جز بهترین بودن ندارید! پس چگونه می‌توانید با بهتر شدن در حرفه‌ی خود و با کمک پرسنل‌تان به صدر جدول پیشروی کنید؟

۱. از ناتوانی‌های خود و نیاز‌های مجموعه مطلع باشید.

یک مدیر ماهر درمورد توانایی و ناتوانی‌هایی خود کاملا مطلع است و از بروز آن‌ها ترسی ندارد. این عمل به شما کمک می‌کند که کمبود‌های کافه را از نظر نیروی انسانی درست بسنجید و افرادی که توانایی های مورد نیاز شما را دارند، استخدام کنید و به چیزی که برای ارائه دارند احترام بگذارید. داشتن دیدگاه کلی از نوع کاری و سرویس‌دهی یکی از نکات کلیدی یک مدیر ماهر است. دیدگاه کلی به معنای داشتن تصویری واضح از مقدار مصرف روزانه مواد اولیه، ارتباط صحیح با مشتریان، برقراری ارتباط با پرسنل و توجه به نیاز آن‌ها و آموزش‌های مورد نیاز برای نیروی انسانی شما می‌باشد که از صرف هزینه و انرژی اضافه جلوگیری می‌کند. شاید نیاز باشد که با ده‌ها باریستا مصاحبه کنید، پیشنهاد ما برای بهتر کردن این روند، روراست بود است که بتوانید مواردی مانند توانایی، حرفه، طرز برخورد، دوستانه بودن، انعطاف، تحمل استرس و… را بسنجید و نیرویی که مد نظرتان است را استخدام کنید.

۲. پذیرای تمام بازخورد‌ها باشید.

یک مدیر خوب نه ‌تنها پذیرای بازخورد است، بلکه به صورت مداوم پی‌گیر نظرات می‌باشد. داشتن انعطاف کافی برای شنیدن تمامی بازخورد‌های مثبت و منفی یکی از مواردی است که به روند مدیریت و رشد مجموعه‌ی شما کمک می‌کند. می‌توانید با داشتن ” جعبه‌ی پیشنهاد و انتقادات ” و کنترل مداوم آن، این کار را عملی کنید اما حضور شخص مدیر در مجموعه و برقراری ارتباط کلامی با مشتریان، پرسنل یا شریک‌های خود و دریافت بازخورد مستقیم به کنترل و افزایش کیفیت سرویس‌دهی شما بسیار کمک خواهد کرد. نیرو‌های انسانی یا پرسنل قلب تپنده‌ی هر مجموعه‌ای هستند و بیشترین وقت را در بخش‌های حیاتی کافه می‌گذرانند. این افراد قدرت سنجش بالاتری نسبت به حرفه‌ی خود، بیشتر از هرکسی، دارند و همیشه با ایده‌ها و بازخورد‌های جذاب که می‌توانند به پیشرفت و بزرگ شدن مجموعه‌ی شما کمک کنند، حاضرند، بنابرین یکی از بهترین مشاوران شما، پرسنل شما هستند. شما می‌توانید با راه‌اندازی قانونی به نام “بازخورد‌های اجرایی” برای پرسنلی که ایده و نظرات جذابی می‌دهند و بعد از اجرایی شدن ایده‌ها با افزایش فروش یا بازخورد مثبت روبه‌رو شدید، جایزه‌ای مشخص کنید که روحیه‌ی کاری را ثابت یا حتی افزایش دهید.

۳. اجرای جلسات.

جلسات هفتگی یا ماهانه با تمامی پرسنل خود برگذار کنید و درمورد اهداف و پیشرفت‌های خود صحبت کنید، اگر بی‌نظمی یا مشکل کلی‌ در روند کاری بود، به زبان بیاورید، به هیچ وجه از ایراد کسی مستقیما در جلسات صحبت نکنید و فضایی پر از آرامش و اتمسفری بدون قضاوت برای پرسنل خود ایجاد کنید. پیشنهاد دیگر، حداقل ۲ ماه یک‌بار به صورت منفرد با پرسنل خود جلسه‌ای برگذار کنید و درمورد مشکلات شخصی پرسنل خود در محیطی خصوصی صحبت کنید، این امر باعث ایجاد حس اعتماد می‌شود، از طرفی هم اگر مشکلی وجود داشته باشد که پرسنل شما در جلسات همگانی مطرح نکرده باشد، در این فضای خصوصی و امن، حتما مطرح می‌کند، موضوعاتی مانند اختلاف نظر، رفتار نادرست و… شما می‌توانید با شنیدن این موضوع‌ها به بهتر شدن محیط کاری خود کمک کنید.

۴. توجه به آمار توسط ارقام و اعداد.

یک مدیر کافه حرفه‌ای مدام در حال سنجیدن داده‌های ارقامی مختلف است. او از تمامی آمار مانند مصرف روزانه‌ی مواد اولیه، اقلام پرفروش و کم‌فروش، براورد‌های خرج و دخل، جریان مالی تنخواه و… مطلع است و بازبینی‌های خود را به صورت مداوم به‌روز رسانی می‌کند و از همه مهم‌تر آمار دقیق مبلغ فروش توسط دستگاه پز را با مبلغ ثبت شده در سیستم حسابداری را به صورت شبانه بازبینی، مقایسه و ثبت می‌کند. او همیشه با پرسیدن سوال‌هایی از خود، به بهبود قیمت‌ها و تنظیم دخل و خرج کمک می‌کند، سوال‌هایی مانند:

• چطور می‌توانم از دور ریز شیر یا قهوه جلوگیری کنم؟
• از چه روشی برای فروش بیشتر و افزایش ورود و خروج انبار استفاده کنم؟
• چطور می‌توانم با دقت کردن به تاریخ انقضای مواد اولیه خود آن‌ها را دسته‌بندی کنم؟
• آیا با توجه به قیمت خرید مواد اولیه ۳ماه اخیر، می‌توانم در منو افزایش قیمت داشته باشم؟
• آیا می‌توانم تعداد فروش این محصول را افزایش دهم؟
• چگونه می‌توانم به روند کاری این بخش از کافه سرعت بیشتری ببخشم؟

شما باید با سنجیدن ا‌ین‌چنین متغیرها، مسیر تغییر روند کاری خود را انتخاب کنید، چراکه رکود و یکنواختی نه تنها باعث خستگی می‌شود بلکه از جریان ورود و خروج مشتری‌های شما نیز می‌کاهد.

۵. ارزش به خاصیت و توانایی‌های نیرو‌های انسانی خود.

یک مدیر شایسته متوجه تفاوت‌های بین مدیریت یک مغازه و کافه را می‌داند و متوجه اینکه درحال مدیریت افرادی مانند سالن‎داران، باریستاها، آشپزها و… است، می‌باشد. هریک از پرسنل با داشتن توانایی‌های مشخص در بخش‌های مشخصی قرار گرفته‌اند و مدیریت با در نظر گرفتن این توانایی‌ها و احترام گذاشتن به آن‌ها به تشویق این توانایی‌ها می‌پرازد و با افزایش روحیه‌ی پرسنل خود، به اهداف و تصویر نهایی دست می‌یابد.

۶. استفاده‌ی بهینه از تمام ابزار و اقلام موجود.

یکی از کلیدی‌ترین راه‌های رسیدن به موفقیت در صنعت کافه استفاده‌ی بهینه از تمام ابزار و اقلام موجود می‌باشد. تمام کافه‌دار‌های بزرگ و اصحاب برند از قدم‌های کوچک و جزئی شروع کردند. شاید از یک کافه سیار کوچک یا دکه‌ی قهوه بیرون بر، اما تنها نقطه‌ی اشتراک افراد موفق مصرف بهینه از مواد اولیه و ابزار در دسترس بوده است. شاید شما کلا با ۲ یا ۳ نیروی انسانی شروع به کار بکنبد، اما با روحیه بخشی و تشویق آن‌ها می‌توانید کسب و کار خود را پهناور کنید و ابزار جدیدی به محموعه‌ی خود اضافه کنید. تنها افرادی به موفقیت بلند مدت دست پیدا می‌کنند که در تمام شرایط سخت یا آسان، بهترین تصمیمات را بگیرند. آنها در تلاش‌اند که با استفاده از افراد کم و بهتر کردن توانایی آن‌ها سخت تلاش کنند و به اهداف اصلی مجموعه برسند.

۷. ایجاد سیستمی بی‌نقض.

یکی از مواردی که شما را به عنوان یک مدیر کارکشته و حرفه‌ای معرفی می‎کند، سیستمی است که طراحی کرده‌اید. مواردی مانند جریان کاری، مدیریت اقلام انبار، انتخاب شرکای مناسب، نظافت و طعیر ابزار و حتی روند شروع و پایان کار. سیستم‌های کاری چیزهای پیش‌فرضی نیستند و شما به عنوان یک مدیر باید سیستم کاری متناسب با تیم کاری، فضای کافه و منو‌ی خود بسازید. باید از سیستم کاری خود مطلع شوید و به صورت مداوم تغییرات مثبت و به‌روزرسانی ایجاد کنید.

۸. نیرو‌های انسانی خود را بشناسید.

اهمیت دادن، بازبینی و تشویق پرسنل باعث افزایش بازدهی آن‌ها می‌شود و این امر باید روزی چندین دفعه اتفاق بیوفتد. به آن‌ها اهمیت بدهید و دوستانه رفتار کنید، چراکه بازخورد بسیار مثبتی در بهبود عملکرد سیستم کاری‌تان دریافت خواهید کرد. همانطور که در بالا به آن اشاره کردیم، جلسات یک به یک و خصوصی یکی ازین اعمال است.

۹. انتخاب لباس کار مناسب.

لباس فرم نشان دهنده‌ی نظم و انضباط و همچنین تمیزی در کار است، لباس‌کار مناسب شامل انواع مختلف پیش‌بند که به دو نوع متفاوت پیش بند باریستا، که اغلب باید از جنس پارچه‌ی آب‌گریز باشد، و پیش‌بند آشپزی که نسبت به پیش‌بند باریستا کوتاه‌تر و در مقابل حرارت مقاومت بیشتری دارد، تقسیم می‌شوند. کلاه آشپزی که مختص سرآشپز مجموعه است نیز یکی از مهمترین پوشش‌ها است که از ریزش مو جلوگیری کرده و به تشخیص سرآشپز توسط بازدیدکنندگان کمک می‌کند. درمورد لباس‌فرم پرسنل سالن نیز می‌توان به سادگی، یک‎دستی و راحت بودن آن اشاره کرد. یک مدیر ماهر همیشه در انتخاب لباس کار برای مجموعه‌ی خود، وقت و هزینه بسیاری صرف کرده و بهترین انتخاب را می‌کند. از لباس فرم همیشه به عنوان شناسنامه‌ی انضباطی یک مجموعه یاد می‌شود.